Учет и хранение договора и приложения к нему


учет и хранение договора и приложения к нему

Хранят ли трудовые договоры о дистанционной работе в электронном виде?

  • Хранение электронной почты

Как осуществляется временное хранение договоров

Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень.

По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел.


· При отказе в визировании проекта договора, уполномоченные должностные лица составляют мотивированное заключение на специальном «Листе замечаний», договор не считается прошедшим экспертизу и отправляется на доработку.

· После устранения замечаний проект представляются на визирование повторно, при повторном представлении к проекту договора в обязательном порядке прикладывается прежний «Лист замечаний».

· Повторная виза ставится только тем уполномоченным лицом (лицами), которое (которые) первоначально не завизировало проект договора.

· Повторная процедура визирования должна занимать не более двух рабочих дней.

После этого, завизированный и подписанный (должностным лицом (или по доверенности) в соответствии с учредительными документами того юридического лица, от имени которого заключается данный договор) договор передается противоположной стороне (контрагенту).

Учет и хранение договора и приложения к нему

3. Регистрация договоров, с занесением всех установочных данных по регистрам и журналам, проводится один раз в месяц.

4. Заводится накопительная папка «Прочие документы», в которой накапливаются документы, имеющие косвенное отношение к договорам. Один раз в полгода все содержимое папки сортируется, ненужное уничтожается.

5.

Заводится «Журнал движения договоров», в котором отражается выдача кому-либо из сотрудников подлинника договора, под его подпись.

6. Так же под подпись сотрудника, принявшего договор осуществляется возврат подлинника договора.

7. Один раз в год проводится ревизия.

8. Договор хранится на предприятии до тех пор, пока продолжается его действие.

9.

В случае если действие договора закончилось, он передается по описи в архив.

VII.

Учет и хранение договора и приложения к нему относится

Договор состоит из: непосредственно текста; Спецификаций; Графиков выполнения работ; Приложений; Дополнительных соглашений; Протоколов разногласия по договору и иных документов – все указанные документы подписаны представителями сторон и опечатаны гербовыми печатями (или с оттиском — Для договоров) на каждой странице, каждого документа. Кроме того, в него входят все документы, фиксирующие прохождение договора внутри предприятия — пояснительные записки, лист визирования, лист разногласий по договору и иные. Договор по обеспечению бизнеса, Общий договор — договора связанные с обеспечением бизнеса — связь, охрана, аренда помещений, транспорта, реклама, ремонт, агентские соглашения по поиску кадров, повышение квалификации сотрудников, приобретение оборудования и т. д.

Учет и хранение договора и приложения к нему в точке


Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции. Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Справка

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы.

Продавец вправе потребовать от покупателя возмещения расходов на дополнительную или нестандартную упаковку.

Маркировка груза производится по трафарету контрастной несмываемой краской на языке страны покупателя и обычно содержит:

1) наименование производителя;

2) наименование получателя;

3) наименование отправителя;

4) номер заказа (договора);

5) номер партии;

6) упаковочный номер;

7) место назначения;

8) размер;

9) вес брутто (нетто);

10) указания о нахождении документации (спецификации, инструкции…);

11) указания по строповке;

12) указания об обращении с грузом («верх», «низ», «не кантовать»…)

13) указания на принадлежность тары.

При нанесении маркировки возможно использование знаков, символов, рисунков.

Листе замечаний», договор не считается прошедшим экспертизу и отправляется на доработку.

· После устранения замечаний проект представляются на визирование повторно, при повторном представлении к проекту договора в обязательном порядке прикладывается прежний «Лист замечаний».

· Повторная виза ставится только тем уполномоченным лицом (лицами), которое (которые) первоначально не завизировало проект договора.

· Повторная процедура визирования должна занимать не более двух рабочих дней.

После этого, завизированный и подписанный (должностным лицом (или по доверенности) в соответствии с учредительными документами того юридического лица, от имени которого заключается данный договор) договор передается противоположной стороне (контрагенту).

3. Базовая процедура визирования.

Важноimportant
Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме.


К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен.

Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров, не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно. Образец приказа приведен в Примере 5.

Заключение договора (подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности.

Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса.

На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см.

Договор № 234-П-МТО-14

или

Договор поставки оборудования № 1332/1/2014

▪ Ситуация 2: в организацию поступил для подписания договор с номером. В этом случае Компания регистрирует оферту и проставляет номер:

• в преамбуле, через дробь от существующего номера, например (выделено полужирным):

Договор поставки оборудования № 1332/1/2014/234-П-МТО-14

• или в штампе, который ставится на оборотной стороне последней страницы договора, например:

ЗАО «АН-Энергетика»

Договор от 27марта 2014 г.

234-П-МТО-14

В первом случае номером договора будет считаться вся длинная конструкция, написанная после знака «№».

Договор обслуживания ПО (SMarket)

1. Лицо, составившее договор

2. Руководитель регионального представительства – для договоров регионов

3. Руководитель ОРСПО

F. Договор обслуживания оборудования (ТО)

1.
Лицо, составившее договор

2. Руководитель регионального представительства – для договоров регионов

3. Директор Сервис-центра

G. Договор подряда (купли-продажи и оказания услуг по монтажу, установке оборудования)

Руководитель проекта Руководитель регионального представительства – для договоров регионов Руководитель направления

Далее в любой последовательности обязательные лица:

Юрист Руководитель отделения Финансовый директор Начальник отдела поставок Директор Сервис-центра Руководитель ОРСПО (только при продаже по направлению «Автоматизация торговли»)

H.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *